10 näpunäidet jagatud failide haldamiseks Google Drive'is

10 näpunäidet jagatud failide haldamiseks Google Drive'is

Dokumentide jagamine Google Drive'is pole enam uudne. Ja see on muutunud ainult paremaks, kuna kaugtöö puudutab kõiki maakera nurki. See on meie jaoks hea uudis, kuna lihtne Google Drive'i jagatud kaust avab nii palju ideid koostööks erinevates domeenides.





Kas saate ikka aru? Need kümme näpunäidet peaksid aitama teil jagatud faile tänasest pisut paremini hallata.





Google Drive'i jagamise põhitõed

Saate jagada mis tahes faili või kausta. Kuid peate pöörama tähelepanu inimestele, kellega jagate, ja Google Drive'is lubatud jagamislubade tasemele.





Kaheminutiline video võtab protsessi kokku.

Omanikuna saate anda teistele faili täieliku omandiõiguse või teatud taseme vaatamis- ja redigeerimisõiguse.



  • Saab muuta: Koostöötabel, mille kallal oma meeskonnaga töötate.
  • Saab kommenteerida: Raamatu mustand, mida kirjutate. Teised saavad faili vaadata ja sellele kommentaare lisada, kuid ei saa seda muuta. Kaustadel pole kommentaare.
  • Saab vaadata: Nädalavahetuse peokutse, mille just esitluse abil tegite.

Siin on diagramm, mis võrdleb vaataja, kommenteerija, toimetaja või omaniku juurdepääsu:

Allikas: Google'i tugi





1. Kuidas keelata jagatud failide kopeerimine, allalaadimine ja printimine?

Saate keelata jagatud failide allalaadimise, printimise ja kopeerimise. Täpsem teabeõiguste haldamise funktsioon eemaldab need suvandid vaataja menüüst. See on veel üks dokumentide kontrollimise kiht.

Avage Google Drive. Valige jagatud fail ja klõpsake nuppu Jaga ikooni paremas ülanurgas.





Kohta Jagage inimeste ja gruppidega dialoogiboksis, lisage kaasautorite nimi. Määrake oma kaasautorite lubade tase nimevälja kõrval asuvast rippmenüüst. Google Drive'i jagamisõigused on Toimetaja , Vaataja , Kommenteeri .

Teate ja isikliku sõnumi saatmine on vabatahtlik. Nüüd võite soovida keelata jagatud faili allalaadimise, printimise või koopia. Dokumendi privaatsuse suurendamiseks klõpsake hammasrattaikoonil veel kahe loa kuvamiseks.

Naaske eelmise dialoogi juurde, klõpsates noolel, ja saatke fail seejärel oma kaasautorile.

Vaatajad näevad Ekspordivalikud on keelatud menüü Fail ja redigeerimine ülaosas. Kopeeri, printimise ja allalaadimise valikud on hallid ka konkreetsete dokumentide, arvutustabelite ja esitluste jaoks.

Pange tähele, et redigeerimisõigusega inimesed saavad teie faili siiski alla laadida, printida ja kopeerida, isegi kui see seade on sisse lülitatud.

2. Jagage kausta mittekasutajatega

Teie sõbrad ja kolleegid ei vaja Google Drive'i kausta või dokumendi vaatamiseks Google'i kontot. Saate saata kutse nende e -posti aadressile. Või kasutage jagatavat linki.

Mitte-Google'i konto kasutajad ja kaasautorid saavad faili vaadata ainult teie määratud loast olenemata.

Avaliku lingi kaudu jagamine on tundlike dokumentide turvarisk, sest igaüks, kellel on link, pääseb failile juurde. Nii et kasutage seda avalikus vestluses, meilis või sotsiaalmeedias ainult siis, kui dokumenti saab igaüks vaadata.

3. Laadige alla jagatud Google Drive'i kaust

Google Drive võimaldab ZIP -arhiivina alla laadida jagatud kausta kogu sisu. See on kasulik jagatud dokumentide kohalike koopiate salvestamiseks. Kausta struktuur koos alamkaustadega säilitatakse arhiivis.

Craigslistissa petturil on minu e -posti aadress

Minema Minuga jagatud Teie Google Drive'is. Paremklõpsake kausta ja valige Lae alla .

Võite kasutada ka kolme punktiga ikoon tööriistaribal kausta allalaadimiseks.

Kui laadite alla Google'i dokumendi, lehe või slaidi, laaditakse see alla Office'i dokumendina. Kõik muud failid laaditakse alla nende omas vormingus.

4. Andke failide omandiõigus kellelegi teisele üle

Dokumentide omandiõiguse üleandmiseks kellelegi teisele on palju põhjuseid. Võib -olla võtab keegi teine ​​projekti üle. Võib -olla vallandas keegi sind. Parem on see, et lähete puhkusele ja soovite lihtsalt jagatud dokumentide eest vastutuse üle anda. Google Drive'i dokumentide ja kaustade digitaalne üleandmine on lihtne.

Avage Google Drive. Valige dokumentides, arvutustabelites või esitlustes jagatud kaust või fail ja klõpsake ikooni Jaga ikooni paremas ülanurgas. Kui eeldataval omanikul pole juurdepääsuõigust… kutsuge, kirjutades väljale „Jaga inimeste ja grupiga” e -posti aadressi. Siis Salvesta .

kuidas kustutada lõikepuhvrit telefonis

Klõpsake rippmenüül selle isiku nime kõrval, kellele soovite faili või kausta omada. Valige Tee omanikuks .

Teie roll vahetatakse pärast omandiõiguse üleandmist omanikult redaktoriks. Hüpikaken teavitab teid, et „uut omanikku teavitatakse ja ta võib teid eemaldada. Samuti võite kaotada jagamisseadete muutmise võimaluse. '

Pange tähele: Te ei saa sünkroonitud või üleslaaditud faili (nt PDF- või pildifaili) omandiõigust üle anda.

5. Kuidas taotleda juurdepääsu jagatud failidele?

Kui proovite failile jagatud lingi kaudu juurde pääseda, võidakse kuvada teade „Vajate juurdepääsu”.

Mõnikord jagavad omanikud linki enne lubade määramist. Samuti võiksite faili avada alternatiivse Google'i ID -ga. Juurdepääsu taotlemine on lihtne ühe klõpsuga.

Töölaual:

  • Avage link failile.
  • Klõpsake nuppu Taotle juurdepääsu.

Mobiilis:

Rakendusega Drive Androidile või iOS -ile saate taotleda juurdepääsu ühe puudutusega, kui ilmub teade „Dokumentidele ei pääse juurde”. Loa taotlemine saadab omanikule meili rakenduse seest. Failiomanikud saavad Androidis ja iOS -is kohe märguande.

Lae alla: Google Drive domeenile Android | ios (Tasuta)

6. Otsi kaasautorit

Dokumendi jagamine 10 liikmega on lihtne. Selle jagamine 50 -ga nõuab rohkem planeerimist. Jagatud failide haldamine tähendab ka jälgimist, milline kaasautor millise dokumendiga töötab.

Minema Vaata detaile (Klõpsake tööriistariba ikooni „I”). Sirvige Tegevus vahekaardil, et kiiresti näha, milliseid faile olete hiljuti jaganud.

Kliki Minuga jagatud Google Drive'i vasakul külgribal. Saate nimekirja kõigist dokumentidest, millele jagate juurdepääsu.

Kasutage Google Drive'i otsingut ja selle täpsemaid filtreid. Tootlikkuse eelised ei tule Gmaili filtritega tuttavatele üllatusena.

Kasutage Google Drive'i ülaosas asuvat otsingukasti. Google Drive'i otsing otsib ka dokumendi kehast sõnu, mida soovite selle otsida.

Saate otsida üleslaaditud tekstidokumentide või tekstipõhiste PDF-failide 100 esimest lehekülge. Samuti saate otsida teksti, mis on leitud mis tahes kujutise PDF -faili esimeselt 10 lehelt. Kaustade sirvimise asemel kasutage seda võimsat funktsiooni faili kiiresti jõudmiseks.

Google Drive'is olles vajutage ettepoole kaldkriipsuga klahv kursor otse otsingukasti. Põhiliste otsingufiltrite kuvamiseks klõpsake otsingukasti väikest rippmenüü noolt. Mõne käsitsi parameetri õppimine võib säästa teie aega.

Näiteks: kellegagi jagatud dokumentide leidmiseks kasutage | _+_ |.

Google'i abi sellel on täielik loend jaotises „Google Drive'i täpsem otsing”.

7. Lihtsustage jagamist kontaktrühmade loomisega

E -posti kontaktide puhul ei pea te oma meeskonnaliikmetele individuaalseid dokumendiõigusi määrama. Saate lihtsalt luua silte, mis on teatud meilirühmade kontaktide kogum.

Logi sisse Google'i kontaktid . Klõpsake vasakul külgribal Loo silt .

Andke sellele kirjeldav nimi vastavalt meeskonnaprojektile. Või midagi muud, mis hõlbustab nende meeldejätmist. Sa saad nimetage sildid lubade järgi et neid oleks lihtne meelde jätta. Iga kontakt võib olla mitme sildi osa.

Näiteks: Project.view või Project.edit

Sisestage sildid Google Drive'i faili või kausta jagamise seadete väljale.

8. Vt jagatud dokumendi vaatamiste arv

Google säilitab versiooniajaloo, kuid pole võimalik näha, mitu korda jagatud dokumenti on vaadatud. Sellele küsimusele sain vastuse vanalt Stack Exchange arutelu.

Esitage oma dokumendi link aadressile http://goo.gl URL -i lühendamise teenus ja jagage ainult seda URL -i. See teenus annab teavet selle kohta, mitu korda sellel lingil klõpsati, mis on umbes nii lähedal kui praegu saate teada, mitu korda teie dokumendile juurdepääsiti.

Google on lõpetanud oma URL -i lühendaja toe. Sa võid kasutada Bitly selle asemel. See on kasulik juhtudel, kui soovite dokumenti avalikult jagada ja vastust kontrollida. Pange tähele, et avalikud dokumendid ja failid kuvatakse otsingutulemustes.

Mõned ideed avalikult jagamiseks:

  • Laadige üles ja jagage e -raamatut.
  • Testige esialgset reaktsiooni loomingulisele tootele.
  • Avaldage esitluste esitlus avalikuks vaatamiseks (nt SlideShare).
  • Otsige avatud haridussisu.

Näpunäide: Avalike dokumentide otsimiseks saate kasutada lihtsat Google'i saidiotsingut. Nt. märksõna sait: drive.google.com

9. Jaga Slackiga

Kui te ei tööta veel Slackiga, on aeg seda oma meeskonnale tutvustada. Slackiga saate oma lemmikteenuseid toimima panna mitmel viisil. Google Drive'i integreerimine on üks populaarsemaid.

Slack võimaldab teil importida Google Drive'i faile ja neid Slacki kaudu jagada. Kõik imporditud Google Drive'i failid indekseerib ka Slack, et hõlbustada otsimist ja viitamist. Faile ei salvestata Slacki --- need jäävad teie Google Drive'i kaustadesse. Slack toimib kanalina.

Väike näide: kleepige Slacki jututuppa link Google'i dokumendile. Slack kuvab lingi all olevast failist sisulõigu, kui see on integreeritud. See on kasulikum kui lihtsalt pimedate linkide jagamine.

Slacki abikeskus näitab, kuidas saate oma Google Drive'i ühendada Slackiga kahel lihtsal viisil.

10. Jagage Google'i dokumente Microsoft Office'ist

Google Drive vs Microsoft Word võib olla kahe kontorikomplekti igapäevane võistlus, kuid lõpuks mängivad mõlemad jõujaamad kenasti. Saate Wordi, Exceli ja PowerPointi failid Google Drive'i üles laadida ja nendega pilves tööd teha, nagu seda teeksite mis tahes muu Google Drive'i jagatud faili puhul.

Kõik värskendused salvestatakse failidesse algses vormingus. Drive'i salvestatud kontoridokumente kontrollitakse ka versiooniga. Saate jälgida Office'i faili eelmisi versioone või minna tagasi vanema versiooni juurde.

parim Linuxi distributsioon MacBook Pro jaoks

Kui soovite kasutada konkreetseid Google Drive'i tööriistu, nagu lisandmoodul või tõlked, teisendage lihtsalt Microsofti fail Google'i dokumendiks. Vastasel juhul ei pea te vaeva nägema ühe vormingu vahetamisega teise vastu.

Failide jagamine Google Drive'is on lihtne

See on muutunud ka lihtsamaks. Neid on veel paar Google Drive'i seadeid, mida saate muuta et muuta teie töövoog sujuvamaks. Veetke aega Google Drive'i ühisfunktsioonidega, sest sellest sõltub meeskonnatöö harmoonia.

Koostöösillana peaks Google Drive olema osa teie kaugtöö seadistustest kodukontoris või mujal maailmas.

Pildikrediit: puzzle autor Rido Shutterstocki kaudu

Jaga Jaga Piiksuma E -post 6 kuuldavat alternatiivi: parimad tasuta või odavad audioraamaturakendused

Kui teile ei meeldi heliraamatute eest maksta, siis siin on mõned suurepärased rakendused, mis võimaldavad teil neid tasuta ja seaduslikult kuulata.

Loe edasi
Seotud teemad
  • Tootlikkus
  • Google'i dokumendid
  • Koostöövahendid
  • Failihaldus
  • Failide jagamine
  • Google Drive
  • Pilvesalvestus
Autori kohta Saikat Basu(Avaldatud 1542 artiklit)

Saikat Basu on Interneti, Windowsi ja tootlikkuse asedirektor. Pärast MBA mustuse ja kümme aastat kestnud turunduskarjääri eemaldamist on ta nüüd kirglik, et aidata teistel oma jutustamisoskust parandada. Ta otsib kadunud Oxfordi koma ja vihkab halbu ekraanipilte. Kuid fotograafia, Photoshop ja tootlikkuse ideed rahustavad tema hinge.

Veel Saikat Basust

Telli meie uudiskiri

Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!

Tellimiseks klõpsake siin