Kuidas kirjutada professionaalseid kirju? 8 lihtsat reeglit, mille järgi elada

Kuidas kirjutada professionaalseid kirju? 8 lihtsat reeglit, mille järgi elada

Saadame ja saame e -kirju iga päev. Siiski teeme piinlikke vigu, mida me ei saa päris tühistada. ' Niisiis, tõhusa e -kirja kirjutamine, mis hoiab teie lugeja tegevust, võttes samal ajal arvesse meie maailma väljakutseid, võib olla keeruline.



Seda silmas pidades oleme koostanud mõned olulised reeglid, mida peate teadma inimestele e -kirjade saatmisel. Järgige neid lihtsaid reegleid, et kirjutada vaevata paremaid e -kirju.

1. Mõtle uuesti tervitused ja allkirjastamised üle

Loodan, et teil on tore nädal! see oli suurepärane viis e -kirjade alustamiseks. Enam mitte! Arvestades, kui ebakindel elu on, võib see tulla hooletu ja liiga eraldatuna.



Sama kehtib ka selliste allkirjade kohta nagu Lugupidamine, Parimad soovid või Tervitused-mis töötasid varem suurepäraselt, kuid võivad mõnikord tunduda tegelikkusest eemaldatuna.

Niisiis, miks mitte jätta see lihtsaks ja ehtsaks? Tehke sisselogimisi, näiteks olge turvalised, olge ettevaatlikud või siiralt. Tervituste osas võib loota, et kõik on hästi või loodan, et teie ja teie lähedased hoiavad end turvaliselt.



2. Kaasa selge teemarea

See e -posti reegel on sama vana kui e -post ise. Selle põhjuseks on asjaolu, et inimesed otsustavad sageli, kas nad avavad e -kirja või mitte.

Kuna kogu meie töö on nüüd võrgus, on ülioluline vajadus tähtsuse järjekorda seada ja mitteolulist ignoreerida. Seega, kui jätate teemarea endiselt tühjaks, eiratakse tõenäoliselt teie e -posti.

Ideaalses teemareas on vähem kui 10 sõna. Valige üks, mis vastab teie muredele ja annab teada, mis meilis on. Ettepanek lennundusprojekti kohta, kohtumise ajakava muutmine või kiirküsimused teie esitluse kohta on mõned head teemanäited, millest saate näpunäiteid võtta.

3. Kasutage professionaalset allkirja

Kasutage eelnevalt väljamõeldud allkirjaplokki, mida kasutate e-kirjadele vastamiseks kõigis oma isiklikes seadmetes. Sellel peaks olema teie nimi, ettevõtte pealkiri ja teie kontaktandmed.

See annab adressaadile hea ettekujutuse sellest, kes te olete ja kuidas teiega vajadusel ühendust võtta. Professionaalse allkirja fondi ja suuruse osas veenduge, et see oleks sama mis ülejäänud e -kiri.

Samuti lõpetage oma e -kirjad enesekindlalt kuid ärge liialdage ütluste või isikliku teabega.

4. Tutvustage ennast, kui kohtute esimest korda virtuaalselt

Me kõik oleme sattunud olukordadesse, kus oleme pidanud saatma e -kirja kellelegi, keda me pole kohanud. Võõralt e -kirja saamine võib olla veider. Ja see väljendab seda kergelt.

Niisiis, leidke mõni minut, et ennast e -kirja saajale tutvustada. Kontekst on kriitiline ja esmamulje on endiselt oluline. Niisiis, lisage rida nagu Tere! See on Tracy ettevõttest Multiseon Pvt. Ltd ja ma saadan meili, kuna olete väljendanud huvi meie elektroonikaseadmete ostmise vastu.

Või kui teile kedagi e-posti teel tutvustatakse, võite talle jätta ka rea, mis ütleb, kui tore on nendega e-kohtuda.

5. Kirjutage kaastundlikke kirju

Me ei saa selle tähtsust rõhutada. Elu on raske. Eelkõige on see väga ebakindel.

Kas nad jäid tähtajast ilma? Kas nad ei ilmunud plaanitud Google Meetile? Enne karmi e -kirja saatmist - peatuge ja mõelge läbi. Mis siis, kui on meditsiiniline hädaolukord?

Seetõttu olge kaastundlik ja uurige, kas nendega on kõik korras. Meil, nagu me igatsesime teid täna koosolekul. Lihtsalt registreeruge, et näha, kas kõik on korras. oskab luua suhteid, mis peavad ajaproovile vastu.

6. Kui võimalik, suruge/muutke suurust ja nimetage manuseid

Me ei räägi sellest e -posti reeglist palju, sest suurte manuste saatmisel eeldame automaatselt, et meie saajal on piisavalt ruumi. Suurte failide allalaadimine võtab rohkem aega ja võib hetkega tüütuks muutuda.

Seetõttu otsige need kokku või muutke nende suurust. Kui jagate korraga liiga palju faile, on hea tava lisada viisakas märkus, mis ütleb, milleks manused on mõeldud.

Samuti nimetage oma manused enne nende saatmist. Kas saadate oma CV? Nimetage fail ümber nimeks Tracy_Mackenzie_CV ja alustage paremast jalast.

7. Ärge kasutage e -posti teise kiirsõnumsiderakendusena

Põhjus, miks me kõik kiirsõnumeid armastame, on see - see on kohene.

Kui aga neid kahte asja segada ja kiirsõnumite asendajana e -posti kasutada, on oht, et olete tüütu ja ebaprofessionaalne.

Seetõttu peate teadma, millal e -kiri saata ja millal teisega e -postiga ühendust võtta. Ärge tehke seda viga, et saadate liiga palju järelmeile, sest need võivad töötada kodus. Ärge helistage kellelegi, paludes tal ka meilisõnumit kontrollida.

Kui see on kiireloomuline, kasutage mõnda muud suhtlusviisi.

8. Kasutage tervendamiseks huumorit, kuid säästlikult

Kuigi paljud kasutavad nendel erakorralistel aegadel meeleolu kergendamiseks huumorit, on meilides huumori kasutamise probleem see, et see võib tagasilöögi anda.

Kui soovite meilis huumorit kasutada, tehke seda ainult siis, kui tunnete inimest hästi. Sa ei taha olla lugupidamatu või ebaviisakas, kui keegi on tõsises olukorras. Pealegi ei pruugi naljakas lugeda seda, mis kõlab naljakalt.

Sõna tarkadele: kui kahtlete, on parem see välja jätta.

Määrake kontorivälised vastused ja parandage töö- ja eraelu tasakaalu

Tänapäeval inimestele meili saatmisel peaksite arvestama ka tundidega. Kodus töötavate eluviiside võitmisel on piirid töö ja meie isikliku elu vahel hägustunud. Kontoriväliste vastuste abil on lihtne mõista, kui keegi on koosolekuks või e-kirjale vastamiseks saadaval.

kuidas saada kohalikke kanaleid roku

Vaadake oma e -posti kliendi seadeid ja seadistage automaatvastajad, kui olete eemal või mitte. Näiteks nimetab Gmail seda puhkusevastajaks, Microsoft Outlook aga kasutab kontoriväliseid vastuseid.

Loodame, et need kuldsed reeglid tõhusate meilide kirjutamiseks ja õiged e -posti harjumused aitavad teil aega säästa ja õigeid vastuseid koostada.

Jaga Jaga Piiksuma E -post Vältige neid 6 viga parema e -posti ja tekstisuhtluse jaoks

Parandage oma suhtlemisoskust, vältides vigu, näiteks kasutades liiga palju emotikone või tippides suurtähti.

Loe edasi
Seotud teemad
  • Tootlikkus
  • Nõuanded e -posti teel
Autori kohta Gargi Ghosal(10 artiklit avaldatud)

Gargi on kirjanik, jutuvestja ja uurija. Ta on spetsialiseerunud köitvate sisutükkide kirjutamisele kõikides Interneti asjades klientidele erinevates riikides ja tööstusharudes. Ta on kirjanduse aspirant, kellel on redigeerimise ja kirjastamise diplom. Väljaspool tööd juhib ta TEDxi saateid ja kirjandusfestivale. Ideaalses maailmas on ta mägedesse minekust alati minuti kaugusel.

Veel Gargi Ghosalilt

Telli meie uudiskiri

Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!

Tellimiseks klõpsake siin