Kasutage oma ülesannete tähtsuse määramiseks ajahalduse reeglit 80/20

Kuidas maksimeerida oma aega? Kas kasutate ajahaldusrakendusi? Kas plaanite ette ja jääte oma ajakava tippu? Või eelistate oma ülesandeid? Kui olete neid asju proovinud ja teil on endiselt probleeme oma aja efektiivse kasutamisega, võib -olla vajate muutust.

Reegel 80/20 on veel üks ajahalduse võimalus ja väikeste kohandustega võib see olla teie ideaalne lahendus.

Mis täpselt on reegel 80/20?

Reegel 80/20 on tuntud ka kui Pareto põhimõte. Kontseptsioon sai alguse Itaalia majandusteadlase Vilfredo Pareto juurest. Ta märkas, et 80 protsenti riigi maast kuulub vaid 20 protsendile elanikkonnast. See sundis Pareto seda tasakaalustamatust lähemalt uurima ja selle seost teiste valdkondadega.

Aastaid hiljem rakendas konsultant Joseph Juran seda kontseptsiooni äris ja pani sellele Pareto põhimõtte. Internetist The Economist :

Juran laiendas põhimõtet kvaliteedikontrollile, öeldes näiteks, et enamik tootmisvigade põhjuseks on väike protsent kõigi defektide põhjustest - mida ta kirjeldas kui „elutähtsaid ja tühiseid paljusid”.

Investopedia andmetel , see tähendab, et:

80 protsenti müügimahust tuleb 20 tootesarja tootest.
80 protsenti ettevõtte tuludest tuleb 20 protsendilt klientidelt.
80 protsenti ettevõtte toodangust tuleb 20 protsendilt selle töötajatest.

Aja juhtimine on Pareto põhimõtte kõige levinum kasutusviis, kuna enamik inimesi kipub oma aega peenelt laiali ajama, selle asemel et keskenduda kõige olulisematele ülesannetele.

Kõike seda silmas pidades tähendab põhimõtte seostamine ajajuhtimisega seda, et 80 protsenti teie toodangust võib saada vaid 20 protsendilt teie ajast. Nüüd on küsimus selles, kuidas seda saavutada? Siin on neli asja, mida saate teha.

Hinnake sageli oma ülesandeid

Kui 80 protsenti tulemustest tuleneb 20 protsendist jõupingutustest, siis on loogiline, et 80 protsenti mõjust tuleneb 20 protsendist teie ülesannetest. Nii et tuvastage 20 protsenti oma ülesannetest, mis annavad 80 protsenti soovitud tulemustest.

Pildikrediit: Astephan Shutterstocki kaudu

Oma ülesannete ülevaatamisel küsige endalt järgmisi küsimusi:

Kas kõik minu loendis olevad ülesanded on pakilised?
Kas minu loendis olevad ülesanded kuuluvad minu pädevusse või kuuluvad mujale?
Kas kulutan liiga palju aega teatud tüüpi ülesannetele?
Kas on ülesandeid, mida peaksin delegeerima?
Kas kõik need ülesanded on üldise tulemuse jaoks tõesti vajalikud?

Hinnake pidevalt oma eesmärke

Teie eesmärgid ja ülesanded võivad olla omavahel seotud, kuid mitte alati. Mõned võivad olla täiesti eraldi. Nii et mõtle oma eesmärkidele ja tegevustele, mis on vajalikud nende saavutamiseks. Pidage meeles, et 80 protsenti nendest eesmärkidest saavutatakse vaid 20 protsendi vajalike tegevustega.

Pildikrediit: AzriSuratmin Shutterstocki kaudu

Siin jällegi tehke inventuur ja vaadake, milline 20 protsenti tegevustest viib teid lähemale enamikule eesmärkidest. Vaadake neid näiteid ja vaadake, kas saate nendega seostada:

kumb on odavam uber või lyft

Kui töötan täna hilja (20 % aktiivsus), saan oma ülesannete loendis oleva punkti lõpetada, ülemust rõõmustada ja homme vabaks võtta (80 protsenti eesmärke).
Kui ma teen täna lõunaks laua taga salati, mida süüa (20 -protsendiline aktiivsus), võin selle ülesande kallal töötada, tähtaja ületada ja oma kaalulangetuseesmärgile (80 protsenti eesmärke) lähemale jõuda.
Kui ma planeerin regulaarseid kohtumisi (aktiivsus 20 protsenti), saan tiimisuhtlust suurendada, mul on edukam projekt ja ma olen parem juht (80 protsenti eesmärke).

Määrake oma parim aeg

Igaühel on päeva jooksul kindlad ajad, mil nad on kõige produktiivsemad. Oma parima töö saate teha ajavahemikus 9.00–11.00. Või saate rohkem teha kella 15.00–17.00. Millal tunnete end kõige energilisemana, keskendunumalt ja produktiivsemalt?

Pildikrediit: Dean Drobot Shutterstocki kaudu

Tehke kindlaks, millal on teie parim aeg, ja kasutage seda 20 % ülesannete ja eesmärkide lahendamiseks. See tagab, et kulutate oma kõige produktiivsema aja parimate tulemuste saavutamiseks vajalikele ülesannetele ja tegevustele.

Tuvastage ja kõrvaldage tähelepanu kõrvalejuhtimine

Ükskõik, kas reisite iga päev kontorisse või töötate kodust, häirivad kõikjal. Need vastikud ja väikesed katkestused võivad põhjustada keskendumisvõime kadumist, hilinenud ülesandeid ja üldist tootlikkuse langust.

Pildikrediit: Argus Shutterstocki kaudu

Kasutades reegli 80/20 kontseptsiooni, FreshBooksi ruumid :

80 protsenti teie tähelepanu kõrvalejuhtimistest pärineb 20 protsendist allikatest.

Nende häirivate tegurite võtmiseks ja kõrvaldamiseks peate need kõigepealt tuvastama. Teie loend võib välja näha umbes selline:

E -kirjade hulk
Sissetulevad telefonikõned
Planeerimata külalised
Janu või nälg
Sotsiaalmeedia märguanded

Pärast häirete loendi koostamist vaadake see üle ja vaadake, millised neist häirivad teid kõige rohkem. Tõenäoliselt leiate, et ainult kaks või kolm (20 protsenti) on probleemi põhiosa (80 protsenti). Seejärel lisage viisid nende katkestuste kõrvaldamiseks. Siin on mõned soovitused:

Blokeerige kindlad ajad meilidega töötamiseks.
Laske kiireloomulistel kõnedel minna kõneposti.
Sulgege oma kontori uks.
Võtke jook ja suupiste käepärast.
Hoia töö ajal sotsiaalmeediast eemal.
Kasutage taimerirakendust ajastada oma töösessioone ja vaheaegu.

Kas olete proovinud reeglit 80/20?

Pareto põhimõte võib tuua edu teatud tööstusharudes ja kasutusaladel, kuid kas see võib teie jaoks töötada? Kui olete 80/20 reeglit suure eduga proovinud, kas jätkate selle kasutamist? Vastupidi, kui andsite sellele kontseptsioonile negatiivseid tulemusi, kas teate, mis läks valesti?

Ikka hädas? Võtke need veebipõhised tootlikkuseharjumused oma päevade sujuvamaks muutmiseks ning vaadake neid aja jälgimise tarkvara ja rakenduste valikuid.

Jaga Jaga Piiksuma E -post Kas peaksite kohe Windows 11 -le üle minema?

Windows 11 on peagi saadaval, kuid kas peaksite värskendama nii kiiresti kui võimalik või ootama paar nädalat? Uurime välja.

Loe edasi Seotud teemad

Eneseareng
Tootlikkus
Aja planeerimine
Ülesannete haldamine

Autori kohta Liivane kirjutamaja(Avaldatud 452 artiklit)

Oma bakalaureusekraadiga infotehnoloogias töötas Sandy aastaid IT -valdkonnas projektijuhi, osakonnajuhataja ja PMO juhina. Seejärel otsustas ta oma unistust järgida ja kirjutab nüüd täistööajaga tehnoloogiast.

kuidas helikirjeldus esmakordselt välja lülitada

Veel Sandy Writtenhouse'ist

Telli meie uudiskiri

Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!

Tellimiseks klõpsake siin