Kuidas kontorites ja kodudes veebitööriistadega paberivabaks minna

Kontorites liigne sõltuvus paberist kahjustab keskkonda. Peale selle võib tundlike kontoridokumentide turvamine olla tülikas. Selle tulemusena võisid missioonikriitilised failid paljastada kõigile, sealhulgas juhuslikule külastajale.

Kui eemaldate paberi kontorist, saate vältida kõiki selliseid riske. Siin on mõned veebirakendused ja näpunäited, mille abil saate muuta oma kontori paberivabamaks.

1. Külastajate haldamise tööriistad

Lülituge paberipõhiselt külastajate logiraamatult veebipõhisele külastajate haldussüsteemile. Uuenduslikud ja jõulised külastajate haldamise tööriistad võivad hallata kogu kontorikülastajate haldamise protsessi.

Fuajeerada võimaldab teil jälgida kõiki külastajaid, samal ajal pildistades ja märke printides. Sellel on ka sellised funktsioonid nagu hostidele teatamine, hädaolukorras evakueerimise juhtimine ja turvatöötajate hoiatamine.

Proxyclick on pilvepõhine lahendus, mis aitab teil inimeste voogu kontrollida. Tööriist on kohandatav ja järgib integreeritud lähenemisviisi, et esilauad oleksid tõhusad ja tundlikud andmed kaitstud.

2. Raamatupidamisrakendused

Kontoripõhise raamatupidamise haldamine paberkandjal võib olla pingeline, aeganõudev ja segadusttekitav. Raamatupidamisrakenduste abil saate muuta protsessi paberivabaks, kiireks ja vaevata.

Salvei raamatupidamine on raamatupidamisrakendus, mida saate kasutada isegi ilma raamatupidamise taustata. Kui olete selle oma pangakontoga ühendanud, muutub tehingute voog sujuvaks. Lihtsa aruandlusfunktsiooni abil saate jälgida müüki, oste ja rahavoogusid.

QuickBooks on veel üks veebipõhine raamatupidamisvahend, mis võimaldab teil käibemaksu, maksude ja töötajate palgaarvestuse enesehindamist. QuickBooks POS on laiendatud väljaanne, mis võimaldab väikeettevõtete omanikel jaemüügiletid paberivabalt käitada.

3. Projektihaldusrakendused

Kui kavatsete paberit kasutada projektijuhtimise etapis, võib see teile kergesti maksta suuri raha. Kõigi meeskonnaliikmete samal lehel hoidmiseks peate printima sama faili mitu eksemplari. Siiski saate selliseid kulutusi vältida ja muutuda keskkonnasõbralikuks, kasutades ülesande- või projektijuhtimise tööriistu.

Projektijuhtimise tööriist Asana sellel on intuitiivne kasutajaliides, mida igaüks saab kasutada ülesannete määramiseks ja jälgimiseks. Rakendus aitab teil reaalajas failide jagamist, ülesannete kommenteerimist ja digitaalsete aruannete loomist.

Klõpsake nuppu Üles on veel üks projektihaldustööriist, mis võimaldab integreerida paljusid kolmanda osapoole rakendusi. Samuti pakub see töökoormuse vaadet, mis aitab teil jälgida üksikute ressursside töökoormust.

Seotud: Mis on ClickUp? Parimad projektijuhtimise funktsioonid

4. Tööde nimekirja tööriistad

Kas raiskate ikka veel märkmeid oma ülesannete üleskirjutamiseks? Peaksite sellest lahti saama ja valima ülesannete loendi rakendused.

Todoist võimaldab teil kõiki ülesandeid organiseeritud viisil loetleda. See võimaldab teil lisada oma ülesannete kategoriseerimiseks sektsioone ja alamülesandeid. Selles rakenduses saate lisada ka prioriteeditasemeid ja lemmikmärgendeid.

Any.do võimaldab teil oma ülesannete loendile juurde pääseda mis tahes seadmes. Samuti tuletab see meelde, et peate tähtsal ajal tegema olulisi ülesandeid.

5. Märkmete tegemise rakendused

Kui olete märkmete tegemise paberivabaks muutnud, saate säästa märkmike ja pliiatsite kulusid. Lisaks ei pea te enne koosolekut kulutama aega märkmiku otsimiseks segamini laua taga.

Märkmete tegemise rakendusega nagu Evernote , tänu oma veebisünkroonimisfunktsioonile saate hoida kogu olulise teabe erinevates seadmetes juurdepääsetavana. Samuti saate isikupärastada märkmete vormindamist ja lisada neile pilte, helifaile ja dokumente vastavalt oma valikule.

Lihtne võimaldab märkmeid Markdown -vormingus lisada, vaadata, redigeerida ja avaldada. Teie ja teie meeskond saate jagada rühmas märkmeid koostöö tegemiseks ja ideede loomiseks.

6. Dokumentide skaneerimise tööriistad

Kui olete otsustanud paberivabaks jääda, peaks teie strateegia olema olemasolevate paberdokumentide digiteeritud koopiate tegemine.

Kasutamine Adobe Scan oma nutitelefonis, et muuta paberipõhine dokument PDF-failiks. Rakendus aitab teil hallata ka failide mõõtmeid, pakkudes selliseid funktsioone nagu kärpimine, pööramine, märkimine, allkirjastamine ja värvide muutmine.

ABBYY FineReader PDF on täiustatud dokumendiskanner, mis toetab enam kui 190 keelt ja salvestab need 12 erinevas failivormingus. Lisaks trükitud ja käsitsi kirjutatud teksti skannimisele saate lisada kommentaare ja allkirju.

Möödas on päevad, mil pidite oma aruandest trükitud koopiad tegema ja saajate vahel laiali jagama. Kasutades veebipõhiseid failijagamisrakendusi, saate salvestada failid pilve ja jagada juurdepääsu ainult sobilikele adressaatidele.

Kast võimaldab salvestada ja jagada faile ja dokumente pilves, järgides valdkonna vastavust ja andmete privaatsuseeskirju. See muudab meeskonnaliikmete vahelise koostöö sujuvaks.

Võite kasutada ka Google Drive kontorifailide turvaliseks talletamiseks ja jagamiseks ainult ettenähtud adressaatidega. Lisaks võimaldab tööriist korraldada faile erinevate kaustade abil.

8. Kalendrirakendused

Kalendrirakendustest on saanud tööelu lahutamatu osa. Kalendrirakenduse kasutamisest saavad kasu kõikvõimalikud ettevõtted, selle asemel, et kohtumised paberkandjal päevikusse märkida.

Kalendriliselt on veebipõhine kohtumiste ajastamise rakendus, kus saate oma kohtumisi professionaalselt ja tõhusalt ajastada. Selle rakenduse abil saate meeldetuletus- ja järelprotsessi automatiseerida.

Google'i kalender on populaarne veebikalender, kus saate kalendrisündmuste korraldamiseks kalendrikirjeid värvida. Selle soovitustööriist aitab teie aja säästmiseks automaatselt kirjeid täita. Selles veebikalendris saate hõlpsasti muuta mis tahes veebikoosoleku ajakava.

Seotud: näpunäiteid viivituste vältimiseks ja tähtaegadest kinnipidamiseks

9. Digitaalsed lepingud ja e-allkirja tööriistad

Nüüd on aeg loobuda trükitud juriidilistest dokumentidest. Liikuge digitaalsete lepingute ja e-allkirjade maailma, et säästa paberit ja parandada oma meeskonna töö efektiivsust.

Ettepanek on veebiplatvorm, mis võimaldab teil teha, jälgida, saata ja e-allkirjastada igasuguseid lepinguid, ettepanekuid ja lepinguid. Selle rakenduse sisuteegist saate kasutada eelnevalt kavandatud pakkumismalle.

PandaDoc võimaldab teil lepingute haldamist sujuvamaks muuta, hõlpsalt dokumente luues, redigeerides ja allkirjastades. See pakub selliseid teenuseid nagu ettepanekud, hinnapakkumised, lepingud ja vormid - kõik digitaalsel kujul ilma paberita.

10. Interneti -faksirakendused

Isegi kui kavatsete kõik faksid eemaldada, ei pruugi see olla võimalik, kui kliendid nõuavad nende kasutamist. Ometi, Interneti -faksirakendused aitab teil paberit faksist eemaldada. Need rakendused suunavad faksid arvutisse, nutitelefoni või mõnda muusse teie valitud seadmesse. Seega saate faksi automatiseerida ja säästa igal aastal tuhandeid paberilehti.

RingCentral on veebipõhine faksitarkvara, mis võimaldab hallata sissetulevaid ja väljaminevaid fakse võrgus, pakkudes samas märkimisväärset kokkuhoidu. Võite kasutada ka HelloSign fakside saatmiseks ja vastuvõtmiseks, säilitades samal ajal konfidentsiaalsuse ja turvalisuse.

Astuge roheliseks, asendades paberid veebitööriistadega

Nüüd saate oma mõtetes selge pildi joonistada, et plaanite kontoriteta või kodus, kus iganes te töötate, paberivabalt minna. Paberivaba töökoha poliitika rakendamine ei võta kaua aega, kui ülaltoodud veebirakendused on teie teenistuses.

arvuti ei tunne välist kõvaketast ära

Paberist vabanemine on üks paljudest viisidest, kuidas tööruumi risustada ja tootlikkust suurendada.

Jaga Jaga Piiksuma E -post 10 viisi tootlikkuse suurendamiseks, vähendades oma tööjaama

Uurige, kuidas segadusteta tööjaam aitab teil tähelepanelikult töötada ja ülesandeid õigeaegselt täita.

Loe edasi Seotud teemad

Tootlikkus
Veebitööriistad
Digitaalne dokument
Organisatsiooni tarkvara

Autori kohta Tamal Das(100 artiklit avaldatud)

Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast eelmisel töökohal IT-konsultatsiooniettevõttes omandanud olulisi kogemusi tehnoloogia, rahanduse ja äriprotsesside alal, võttis ta 3 aastat tagasi kirjatöö täiskohaga ametiks. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Cellit ja vaadata binge-Netflixi/ Prime Video.

Veel Tamal Dasilt

Telli meie uudiskiri

Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!

Tellimiseks klõpsake siin