Home-theater-designers
1971. aastal saadeti esimene e -kiri ühest arvutist teise. Nüüd, 269 miljardit e -kirja saadetakse iga päev.
On võimatu ette kujutada, kui palju neid e -kirju on tarbetud. Kui palju teenib ainult segadust tekitamiseks. Et põletada nende saajate tähelepanu ja kannatlikkust veelgi.
Üks on aga kindel: kui rohkem inimesi hakkaks e -kirjadele tõhusalt vastama, oleksime kõik oma postkasti veidi vähem tihedalt kinni seotud ja meie e -posti ärevus oleks veidi vähem kurnav.
Siin on kõige ilmsem lahendus mitte ainult „inline vastamine”, vaid inline vastamine korralikult . Inline vastamine on koht, kus vastate meili põhiosas, mitte ei kirjuta oma e -kirja nullist.
Inline vastamine on midagi, mida enamik meist juba aeg -ajalt teeb. Kuid me peaksime vastama tekstisiseselt kaugele tihedamini. Ja me peaksime seda tegema, pidades silmas mõningaid reegleid, et need keerulised meililõngad oleksid organiseeritud ja hõlpsasti jälgitavad.
Vastame e -kirjale valesti
Tekstisisese vastamise vastand on see, mida sageli nimetatakse 'tipppostituseks'. Siin klõpsate vastust e -kirjale ja hakkate lihtsalt tekstikasti ülaosas tippima. Nii koosneb enamik tänapäeva e -kirju. Kuid kui te ei tegele äärmiselt lihtsate meilivestlustega, võib ülemine postitamine põhjustada igasuguseid probleeme.
Kõigepealt muutub ülemise postitamise korral algsele e -kirjale viitamine tohutuks probleemiks, mis hõlmab otsitavat e -posti järel e -postiga sirvimist. Seejärel peate kerima tagasi koostatava e -kirjani, et parafraseerida äsja leitud kontekstist välja ja sageli puuduvaid punkte.
Mõnikord võib adressaat vastata teie e -kirjale täiesti uues meililõigus, mis tähendab, et teie vestlus toimub nüüd kahes või enamas eraldi lõimes.
Kui osalete grupivestluses, lähevad asjad veelgi sassi. Jälgida, kes mida, millal vastab ja millele vastati neid vastustest saab peaaegu võimatu saavutus.
Lahendus on sisemine vastamine
Tipppostituste asemel peaksime siis vastama järjekorras - see tähendab algse e-kirja sisus. Outlookis ja Apple Mailis näete algset sõnumit kohe, kui vajutate vastust. Gmailis vajutage vestluse kuvamiseks lihtsalt kolme punkti koostamisekraani allosas.
Näpunäide: Vertikaalse hinnapakkumise rea eemaldamiseks Gmaili vastusest tõstke esile kogu e -kiri ja klõpsake nuppu taanet vähem nuppu.
Sisemine vastamine lahendab probleemi, mille tõttu on vaja sirvida massisõnumeid, kuna algne e -kiri on kaasatud ja otsitav sellesse vestlusse saadetud sõnumis. See tähendab, et kõike hoitakse kontekstis.
Lisaks ei pea te raiskama aega teiste inimeste vastuste kokkuvõtmiseks või e-kirjade juppide kleepimiseks-kleepimiseks, et oma vastused oleksid mõistlikud. Sisseehitatud vastustega on kõik olemas, et kõik saaksid igal ajal tagasi pöörduda.
Ja niitide puhul, mis hõlmavad mitut inimest, on lihtne (kui seda õigesti teha) eristada, kes mida ütles ja kellele vastata.
Sisestage õigesti vastamine
Kui enamik inimesi vastab otse, kirjutavad nad oma vastused lihtsalt teksti juurde, millele nad soovivad vastata, ja muudavad selle paksuks või punaseks.
See on ideaalist kaugel. Niipea kui keegi avab e -kirja lihttekstina, ei näe ta seda vormingut. Ja niipea, kui lõimes on rohkem kui paar inimest, võivad asjad kiiresti sassi minna.
Niisiis, siin on kiire juhend korralikult sisemine vastamine on skaleeritav ja segadus on minimaalne.
1. Ärge lootke vormindamisele
Nagu mainitud, ei pruugi adressaat mõnel juhul näha e -kirjale lisatud vormingut (nt võib eelistada lihtteksti). Kui keegi on värvipime, võib tal olla raske järgida mitut värvi lõime.
netflixi rakendus ei tööta iPhone'is
Kasutage vormindamist, et hõlbustada e -kirjade skannimisel vastuste leidmist. Kuid ärge lootke ainult selle kallal.
2. Eessõna vastab teie nimele
Selle asemel, et loota vormindamisele, harjuge kõik vastused oma nime ja, kui vajate erilist organiseerimist, kuupäevaga. Paluge kõigil adressaatidel sama teha.
Praegu pole Gmailis muud valikut kui oma nimi käsitsi sisestada. Sama kehtib ka õrna Apple Maili rakenduse kohta.
Kui kasutate Outlooki, on aga olemas funktsioon, mille abil saate oma vastustele automaatselt oma nime eessõnastada. Selleks minge aadressile Fail> Valikud> E -post . Siis minge aadressile Vastused ja edastamine , kontrolli Eessõna kommentaaridega ja sisestage tekstikasti oma nimi. Kui vastate e -kirja sisusse, kuvatakse teie nimi sulgudes automaatselt.
Postilind see võimalus on ka vaikimisi.
3. Palun kasutage joonepause
Kui jätate tekstisisese vastuse, peaks see olema uuel real, mitte lause keskele või lõigu lõppu.
See muudab teiste inimeste kommentaaridele vastamise palju lihtsamaks ja muudab iga punkti ümber toimuva vestluse skaneerimise palju sujuvamaks.
4. Taandage mitmetasandilisi vastuseid
Kui ühes e -kirjas käsitletakse mitut punkti, toimub ühes sõnumis mitu lõime.
Nende korrastatuna hoidmiseks peaksite lõimitud vastustele taanduma, nii et on ilmne, millised kommentaarid on iga punktiga seotud. Mina isiklikult leian, et nurksulgude (>) kasutamine on siin kõige intuitiivsem, kuna täpppunkte ei pruugita lihttekstilistes meilides kuvada.
See säästab palju vaeva, püüdes välja mõelda, millisele vestluse osale peate tähelepanu pöörama.
5. Viimane võimalus: kasutage paremat tööriista
Keegi ei teeskle, et tekstisisesed vastused on siin ideaalne lahendus. Kuid kui teil pole muud valikut kui kasutada e -posti, võtke aega, et kirjutada tõhusaid ja tulemuslikke e -kirju. Ülaltoodud põhjustel tuginedes on sisseehitatud vastamine parim viis projektide edasiarendamiseks. Samuti aitab see kõigil e -posti lõimedega mitme vestlusega kursis olla, ilma et peaksite kulutama aega mineviku meilide pikkade loendite vaatamisele.
Kui leiate, et isegi tekstisisesed vastused muutuvad liiga keerukateks või kui teie kolleegidel ei õnnestu harjumuspäraseid vastuseid õigesti esitada, võib olla aeg otsida teistsugune tööriist.
Suhtlusvahendid nagu Lodev , Yammer ja Huddle lihtsustada keerulist meeskonnavahetust. Selle asemel, et jätkata e -postiga võitlemist, võib olla aeg proovida ühte neist.
Levita Sõna
Kui võtate need lihtsad tekstisisese vastamise reeglid vastu, hindavad paljud adressaadid, kui tõhus see meilikäitumine on, ja hakkavad teie lähenemist loomulikult jäljendama.
Kui nad ei kopeeri loomulikult teie läbimõeldud e -posti etiketti, tõmmake nad selle juurde. Saatke neile see artikkel. Kirjeldage, kuidas soovite, et nad vastaksid, ja selgitage, et see säästab palju valesti mõistetud sõnumeid, raisatud aega ja konteksti kadu.
Miinuseid tegelikult pole.
Kas arvate, et need reeglid aitavad teil keeruliste e -posti lõimedega kursis olla? Kas on veel mingeid sisemise vastamise näpunäiteid, mis teie arvates aitaksid?
Pildikrediit: sangoiri/ Depositphotos
Jaga Jaga Piiksuma E -post Algaja juhend kõne animeerimiseksKõne animeerimine võib olla väljakutse. Kui olete valmis oma projektile dialoogi lisama, jagame teie jaoks protsessi.
Loe edasi Seotud teemad- Tootlikkus
- Gmail
- Nõuanded e -posti teel
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale on lõpetanud filosoofiaülikooli Suurbritannia Yorki ülikoolis. Ta on töötanud sotsiaalmeedia juhi ja konsultandina üle viie aasta, pidades samal ajal töötubasid mitmes riigis. Viimased kaks aastat on Rob olnud ka tehnoloogiakirjanik, MakeUseOfi sotsiaalmeediahaldur ja uudiskirjade redaktor. Tavaliselt leiate ta reisimas maailmas, õppides videotöötlust ja katsetades fotograafiat.
Rohkem Rob Nightingale'iltTelli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
nox google play teenused on peatunudTellimiseks klõpsake siin