Home-theater-designers
Saabub aeg, mil peate tegelema igasuguse muud tüüpi failidesse salvestatud teabega ja selle sisestama Microsoft Excel . Te ei saa põgeneda alati esineva tekstifaili eest. Vean kihla, et leiate mõnda neist iga päev.
Siin on mõned igapäevased näited:
- Tekstifaili salvestatud müügi- või tooteteabe Exceli analüüs.
- Andmevahetus kahe erineva tarkvara vahel (võib -olla andmebaasist arvutustabelisse).
- E -posti programmi salvestatud nimed, aadressid ja e -posti ID (nt eksportida Microsoft Outlookist Excelisse ).
Microsoft Excel pakub teile kõiki tööriistu väliste andmeallikatega ühenduse loomiseks. Räägime piiritletud tekstifailidest.
See on piiritletud tekstifail
Nagu näete, on ees- ja perekonnanimed, ettevõtted, kus nad töötavad, ja muud üksikasjad komadega eraldatud. See komaga eraldatud tekstifail on lihtne luua mis tahes tekstiredaktoris.
Praegu pole sellest kasu. Tooge see arvutustabelisse ja saate teha professionaalsema dokumendi.
Näiteks saate hõlpsalt otsida duplikaatandmeid ja need eemaldada. Siis saate kasutage tabelit siltide loomiseks ja kirjade liitmiseks kui andmete hulka kuuluvad ka aadressid.
Põhiidee on importida teave tekstifailist ja jagada oma erinevad andmed eraldi veergudeks ning nimetada iga veerg sobiva päisega.
Vaatame piiritletud tekstifaili üksikasjalikumalt ...
3 erinevat tüüpi piiritletud tekstifaili
Sõltuvalt iga väärtuse eraldamise (eraldamise) viisist on kolm levinud piiritletud faili tüüpi. Faili üksikute kirjete eraldamiseks saab kasutada mis tahes märke.
Näiteks: toru (|) või lihtne ruum. Leiate, et need kolm on kõige tavalisemad piiritletud eraldajad iga tekstikirje vahel.
- Komaga eraldatud väärtused.
- Vahekaardiga eraldatud väärtused.
- Kooloniga eraldatud väärtused.
Teksti eraldaja hoiab iga väärtuse järgmisest eraldi. Kõik väärtused, mis järgivad eraldajat ja järgnevad eraldajale, imporditakse ühe väärtusena. Pidage meeles, et määratud eraldaja vahelisel väärtusel võib olla teine eraldaja, kuid see vajab jutumärki (') või apostroofi (').
Segane? Mitte eriti. Vaatame, kuidas näite abil:
Linna- ja osariiginimedega tekstifailis võivad olla mõned väärtused, näiteks „Albany, NY”.
Microsoft Excel oskab eraldajana lugeda kahe sõna vahelt koma (,). Käsitleda linna- ja maanimesid kui üks väärtus ja importida need üks Exceli lahter peame tekstikvalifikaatorina kasutama kahekordseid jutumärke või apostroofi. Kui tekstikvalifikaatorina pole märgitud, imporditakse „Albany, NY” kahte külgnevasse lahtrisse Albany ja NY.
Lühidalt öeldes, et säilitada veerus mis tahes väärtus täpselt sellisena, nagu see on, võite selle väärtuse panna jutumärkidesse või apostroofi.
Nagu allpool näeme, annab Microsoft Excel teile täieliku kontrolli impordiprotsessi üle ja eelvaate paani, et näha andmete vormingut enne lahtrite täitmist.
Teisendage piiritletud tekstifailist arvutustabeliks
Seal on palju online muundurid mis võib võtta toore CSV -tekstifaili ja sülitada välja XLS -arvutustabeli. Zamzar ja Teisendatud on kaks suurepärast tööriista.
Kuid te ei pea jahtima veebimuundurit, sest Microsoft Excelil on oma funktsioon, mis teeb selle töö palju paremini.
Võtame CSV -faili näidise ja tutvume piiritletud tekstifailide arvutustabeliteks teisendamise sammudega. Hea näide on ülaltoodud ekraanipilt komaeraldusega väärtuste segamisest Notepadi failis.
Microsoft Excel aitab muuta selle segase segamini kenadeks ridadeks ja veergudeks. Seejärel saate selle kallal tööd teha ja muuta selle ilusti vormindatud aruandeks või ette valmistada printimiseks.
CSV -failist andmete sisestamiseks Exceli arvutustabelisse on kolm võimalust. Alusta kõigepealt lihtsast.
Meetod: automaatne import
1. Klõpsake ikooni Fail vahekaardil, seejärel klõpsake Avatud .
2. Valige CSV -fail, mida soovite avada. Microsoft Excel avab tekstifaili automaatselt ja kuvab andmed uues töövihikus.
See on kõige otsesem (ja kiireim) tee CSV -faili avamiseks. Microsoft Excel kasutab andmete iga veeru lugemiseks ja importimiseks andmete vormingu vaikeseadeid. Kuid automaatne importimine ei anna teile soovitud paindlikkust.
Vaatame siis teist viisi, kuidas viisardit kasutada.
Meetod: taastage teksti impordi viisard
Teksti importimise viisard võimaldab teil kontrollida imporditavate andmete struktuuri. See käivitub automaatselt tekstifailide (st TXT laiendiga faili) importimisel.
Avage Microsoft Excel ja sirvige tekstifailini (või muutke CSV -faili laiendiks TXT).
Microsoft peitis Excelis 365 ja 2016 (versioon 1704 alates) vana tekstiimpordiviisardi. Kuid teksti importimise viisardi saate Exceli suvanditest tagasi tuua.
1. Minge aadressile Fail> Valikud> Andmed .
2. Kerige alla kuni Kuva pärandandmete importimise viisardid jagu.
3. Teksti või CSV-failide importimiseks valige Tekstist (pärand) . Klõpsake nuppu Okei valikute sulgemiseks.
4. Nüüd saate lindi viisardit kasutada. Minema Andmed> Andmete hankimine> Pärandvõlurid> tekstist (pärand) . Sirvige ja avage importitav CSV -fail.
Kasutage seda kolmeastmelist protsessi andmete vormingu juhtimiseks.
Samm 1
Nii näeb teksti importimise viisard välja esimeses etapis.
Valige Eraldatud - Kui tekstifaili üksused on eraldatud sakkide, koolonite, semikoolonite, tühikute või muude märkidega.
Valige Fikseeritud laius - Kui kõik üksused on sama pikkusega ja korralikult eraldatud veergudega struktureeritud.
Mõnikord võib algandmetel olla päise rida. Näiteks:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Kasutamine Alusta importimist realt et valida rida, kust importimine algab.
The Faili päritolu saab enamikul juhtudel vaikimisi jätta.
The Eelvaade kuvab väärtused sellisena, nagu need kuvatakse, kui need on töölehel veergudeks eraldatud.
Klõpsake nuppu Edasi .
2. samm
Vali Eraldajad faili jaoks (meie puhul koma). Mõne muu tegelase puhul kontrollige Muu ja sisestage märk väikesele väljale. The Andmete eelvaade aken annab teile pilgu veergude andmetele.
Valige Käsitlege järjestikuseid eraldajaid ühena märkeruut, kui teie andmed sisaldavad andmeväljade vahel rohkem kui ühe märgi eraldajat või kui teie andmed sisaldavad mitut kohandatud eraldajat.
Näiteks aitab see teil hallata faile, millel võib enne või pärast teist eraldusmärki olla lisaruumi. Saate aidata ruumi tuvastada teise piiritajana ja märkida selle kasti.
Kasuta Teksti täpsustaja rippmenüüst, et valida märk, mis ümbritseb teie tekstifaili väärtusi. Me rääkisime varem, kuidas tekstikvalifikaator aitab teil importida mõned väärtused eraldi lahtritesse.
Kasuta Andmete eelvaade aken välimuse kontrollimiseks.
Kliki Edasi .
Märge: Nõustaja ekraan muutub fikseeritud laiusega andmete importimisel.
kuidas ma oma fotodele autoriõigusi teen?
The Andmete eelvaade aken aitab teil määrata veerulaiuseid. Kasutage akna ülemist riba, et määrata vertikaalse joonega tähistatud veerumurd. Laiuse suurendamiseks või vähendamiseks lohistage veerumurdu. Veeru eemaldamiseks topeltklõpsake seda.
Fikseeritud laiusega failis ei kasutata failis olevate väärtuste eraldamiseks eraldajaid. Andmed on korraldatud ridadesse ja veergudesse, üks kirje rea kohta. Igal veerul on fikseeritud laius, mis on määratud tähemärkidega, mis määrab maksimaalse mahutavuse.
3. samm
Eelvaateaknad muutuvad sellel ekraanil olulisemaks, kuna saate igale väljale minevate andmete vormingut peenhäälestada Veeru andmete vorming . Vaikimisi impordib Microsoft Excel andmeid üldises vormingus. Valige eelvaateaknas veerg ja määrake sobiv vorming.
Näiteks saate valida ...
- Tekst tekstiväljade jaoks.
- Kuupäev ja kuupäeva vorming igale veerule, mis sisaldab kuupäevi.
- üldine valuutade teisendamiseks Exceli valuuta vormingusse.
Kasuta Täpsem nuppu, et määrata kümnendkoha tüüp ja arvandmete tuhande koha eraldaja.
Näiteks kui soovite kuvada 100 000 kui 1 000 000. Excel kuvab numbrid arvuti piirkondlikes seadetes määratud vormingu järgi.
Klõpsake nuppu Lõpetama . Lõpus Andmete importimine ilmub dialoogiboks.
Ära nüüd selle pärast liiga palju muretse. See annab teile mõned võimalused andmete sisestamiseks arvutustabelisse või ühenduse loomiseks välise andmebaasiga. Tekstiga eraldatud väärtuste sisestamine tabelina käesolevale töölehele on vaikeseade.
„Vana” pärandmeetod on endiselt parim viis selle lahendamiseks, kui teie CSV -fail on lihtne. Kui ei, siis on nüüd uus meetod, mis sobib arvele iga teksti importimise vajaduse jaoks.
3. meetod: kasutage andmete hankimist ja teisendamist
Vahekaart Andmed sisaldab kõiki tööriistu, mida vajate väliste andmete kogumiseks ja nende käitumiseks soovitud viisil. Näiteks saate luua PivotTable -liigendtabeli aruande ja värskendada seda alati, kui välised andmed muutuvad.
See on lihtsate CSV -failide jaoks liigne, kuid lähme edasi ja vaatame, kuidas piiritletud andmete veerud Excelisse sisse tuua.
1. Avage tühi töövihik.
2. Minge Andmed vahekaarti lindil. Seejärel klõpsake ikooni all olevat pisikest rippmenüü noolt Hangi andmed nuppu (kaustas Andmete hankimine ja teisendamine Grupp). Valige Failist> Tekstist/CSV -st .
3. Aastal Importige tekstifail dialoogiboksis, sirvige oma töölaua asukohta ja valige CSV -tekstifail, mida soovite importida. Teksti importimise viisard kuvatakse kenasti koos valikutega, mida saate nüüd valida.
Nagu näete, saate muuta tähemärkide kodeeringut ja piiritletud märgi valikut või sisestada kohandatud eraldaja.
Excel selgitab eraldaja välja, analüüsides vaikimisi andmestiku esimest mõnisada rida. Saate seda muuta ja lasta Excelil töötada ka kogu andmestikuga. Seda ei soovitata importida, kui teil on miljoneid kirjeid.
4. Klõpsake ikooni Koormus nuppu, et importida oma andmed uude ilusasse töölehte.
5. Kui impordite andmeid Excelisse, luuakse andmeühendus. Saate käivitada päringuid ja ühendada töölehe välise allikaga. Kõik esialgsete lähteandmete muudatused värskendatakse automaatselt Exceli lehel.
6. Saate selle ühenduse katkestada, minnes aadressile Andmed> Päringud ja ühendused paneeli avamiseks küljel.
Paremklõpsake ja valige Kustuta . Või hõljutage kursorit andmeallika failinime kohal ja vajutage Kustuta avanevas aknas. Kui olete kindel, klõpsake nuppu Kustuta uuesti.
Andmete teisendamine jääb selle õpetuse raamest välja. Nii et ma suunan teid Microsofti juurde Excelis rakenduse Get & Transform alustamine lisateabe saamiseks tugileht.
Eraldatud failide paljud kasutusviisid Excelis
Kas peate eraldama ees- ja perekonnanimede loendi ning valmistama need printimiseks ette? Teisendage eraldatud tekstifail Exceliks. Saate importida või eksportida kuni 1 048 576 rida ja 16 384 veergu. Ja piiritletud faile toetatakse peaaegu kõikjal. Kasutage Excelit aja säästjana koos ülaltoodud tehnikate ja alltoodud näpunäidetega või õppige kuidas Excelist numbrit või teksti välja võtta .
Jaga Jaga Piiksuma E -post 6 kuuldavat alternatiivi: parimad tasuta või odavad audioraamaturakendusedKui teile ei meeldi heliraamatute eest maksta, siis siin on mõned suurepärased rakendused, mis võimaldavad teil neid tasuta ja seaduslikult kuulata.
Loe edasi Seotud teemad- Tootlikkus
- Arvutustabel
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu on Interneti, Windowsi ja tootlikkuse asedirektor. Pärast MBA mustuse ja kümneaastase turunduskarjääri eemaldamist on ta nüüd kirglik, et aidata teistel oma jutuvestmisoskust parandada. Ta otsib kadunud Oxfordi koma ja vihkab halbu ekraanipilte. Kuid fotograafia, Photoshop ja tootlikkuse ideed rahustavad tema hinge.
Veel Saikat BasustTelli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin