Home-theater-designers
Google Drive on suurepärane tootlikkuse ja koostöö tööriist. Kui aga hakkate seda palju kasutama, on raske kõike korrastatuna hoida.
Õnneks pakub Google Drives palju võimalusi otsitava leidmise hõlbustamiseks. Siin on juhend Google Drive'i korraldamiseks, et vähendada teabe otsimisele kuluvat aega.
1. Google Drive'i põhiseadistus ja failide lisamine
Nagu tavalised failiuurijad, võimaldab ka Google Drive teil faile kaustade abil korraldada, mis on mugav, kui töötate erinevate projektidega. Selle teeb aga pisut keeruliseks see, et teie failid võivad pärineda kahest erinevast allikast.
Näete neid loendis külgribal Google Drive'i veebirakendus . Minu Drive hoiab samal ajal Drive'i salvestatud faile Minuga jagatud kogub sisu, mille teised kutsusid teid Drive'is juurde pääsema . Nende hulka võivad kuuluda meeskonna koostöökaustad, levitamiseks kasutatavad avalikud Drive'i kaustad jms.
Näete ka Arvutid siin, kui kasutate Google Drive'i varundusfunktsiooni, kuid see on eraldi funktsioon, nii et see ei kehti praegu.
Fail, mida soovite leida, võib potentsiaalselt kuuluda kumbagi neist kategooriatest, mistõttu on sirvimise kaudu raske seda leida. Selle lihtsustamiseks saate oma Drive'i jagatud failidele või kaustadele lisada otseteid. Tehke seda, klõpsates ja lohistades faili Minu Drive külgribal või paremklõpsake seda ja valige Lisa otsetee Drive'i . Saate otsetee oma Drive'i paigutada kuhu iganes soovite.
Fail jääb algsesse asukohta, kuid teie Drive'i otsetee võimaldab teil sellele hõlpsalt juurde pääseda oma hierarhiast. See hoiab ära vajaduse jagatud andmetega tutvuda.
2. Sorteeri kuupäeva ja muude tegurite järgi
See on põhiline näpunäide, kuid see nõuab selgitamist, sest võib -olla pole kohe selge, kust seda leida. Failide sortimise muutmise võimaluse leiate praeguse failivaate paremas ülanurgas. See kuvatakse praeguse sortimismeetodina, näiteks Nimi .
Teise sortimismeetodi määramiseks klõpsake seda teksti, näiteks Viimati muudetud või Viimati avasin mina . Kasutage noolt ka kasvava ja kahaneva sortimise vahel.
Kuigi see on lihtne, on see mugav viis sadade failidega kausta kiireks mõistmiseks.
3. Valige Files Faster
Nagu paljud failiuurijad, võimaldab Google Drive seda kasutada Vahetus ja Ctrl kombinatsioonis klõpsudega ja klõpsamise ja lohistamisega mitme faili valimiseks.
Oota Ctrl ja nende kõigi valimiseks klõpsake mitmel failil. Reas olevate failide valimiseks klõpsake esimest ja seejärel hoides all viimast Vahetus . Kui soovite, klõpsamine ja lohistamine on sellele lihtne alternatiiv.
Pidage meeles, et saate failivaadet muuta paremas ülanurgas oleva nupuga, mis kuvatakse sortimisvaliku kohal ja kõrval Info ikooni. Kasutage seda loendi- ja ruudustikvaate vahetamiseks, mis võib hõlbustada failirühma valimist.
4. Kasutage täpsema otsingu tööriistu
Faili otsimine ekraani ülaosas asuva otsinguriba abil on parim viis kaotatud asja leidmiseks. Kasutades täiustatud tööriistu, mis on vaid paari hiireklõpsu kaugusel, on see veelgi tõhusam.
Otsinguribal klõpsates saate valida failitüübi, näiteks PDF -failid või Arvutustabelid , et näidata ainult seda tüüpi faile.
Märkate, et kui klõpsate ühel neist, tüüp: esitlus või sarnane kuvatakse otsinguribal. Täpsemaks saamiseks sisestage tüübi kõrvale otsingutermin. See muudab otsingu kitsendamise lihtsaks, kui teate, millist sisu otsite.
Lisaks saate klõpsata Rohkem otsingutööriistu failitüübi valikumenüü allosas (või väike nool otsingukastist paremal), et näha täpsemaid otsinguvõimalusi. Need võimaldavad teil täpsustada kriteeriume, nagu muutmiskuupäev, omanik ja kellega seda jagati.
Kui salvestate Drive'i hulga faile ja ei mäleta, kuhu enamiku neist panite, saab otsingust teie parim sõber.
5. Kasutage kategooriate loomiseks värve ja tähti
Kuigi saate luua kaustade sügavaid hierarhiaid, on mõnikord lihtsam kasutada visuaalsemat süsteemi. Kausta paremklõpsates saate valida Muuda värvi ja hõlbustab silmapilkselt tuvastamist.
Kõigi standardse (ja igava) halli asemel on erksavärviline kaust teie Drive'i teiste kaustade hulgast palju lihtsam märgata. Proovige värvi rakendada ainult oma kõige olulisematele kaustadele või kasutage värviskeemi sarnast tüüpi sisu jaoks.
Sarnase sammuna saate üksusi tähistada ka tärniga, valides Lisa tärnidega paremklõpsu menüüs. Iga tärniga tähistatud faili ja kausta vaatamiseks klõpsake Tärniga tähistatud vasakpoolses menüüs. Broneerige tähed oma kõige olulisemate andmete jaoks ja teate alati, kust neid otsida.
6. Dokumentide eelvaade nende kiireks skannimiseks
Kas soovite kiiret meeldetuletust faili sisu kohta, et saaksite olla kindel, et teil on õige fail? Siin tuleb appi eelvaate nupp. Valige fail ja klõpsake nuppu silm ikooni kuvatava tööriistariba paremas ülanurgas. See loob kiire eelvaate, et saaksite faili üle vaadata ilma seda täielikult avamata.
Kuidas vähendada jpeg -foto faili suurust?
Selle laadimine võib võtta sekundi, kuid on siiski kiirem kui faili täielik avamine. Kui saate eelvaadatud faili (nt Google Docs'i dokumente või arvutustabeleid) muuta, näete Ava rakendusega [app] link ülaosas.
7. Kontrollige versiooni Minu ajam ja vaadake selle ajalugu
Drive'is teile kuuluvate failide puhul saate vaadata varasemaid versioone ja vaadata, kes on failis muudatusi teinud. Paremklõpsake midagi ja valige Halda versioone selle faili vanemate versioonide ülevaatamiseks (ja allalaadimiseks) ning uue üleslaadimiseks.
Vahepeal paremklõpsake faili ja valige Vaata detaile paremal paneeli avamiseks, mis sisaldab teavet faili kohta. Lülitu Tegevus vahekaardil, et näha, mis sellega hiljuti juhtus, näiteks muudatusi tegevad või dokumenti jaganud inimesed.
8. Proovige rakendusi, mis aitavad teil paremini korraldada
Kui sisseehitatud juhtelementidest ei piisa, saate funktsionaalsuse suurendamiseks ühendada Google Drive'iga ka kolmanda osapoole rakendusi. Nende sirvimiseks paremklõpsake failil ja valige Avage> Ühenda rohkem rakendusi .
See avab turu, kus saate sirvida Google Drive'iga töötavaid lisandmooduleid. Vaadake neid ja vaadake, kas leiate mõnda neist ahvatlevat. Alustamiseks vaadake meie nimekirja Google Drive'i parimad tööriistad .
9. Mininipid ajami korraldamiseks
Anname teile mitmeid väiksemaid näpunäiteid, mis aitavad teil ka oma Drive'i sisu korraldada.
- Proovige oma kaustade nimedes kasutada emotikone . Windowsis vajutage Win + periood emotikonide sisestamiseks, mis töötavad Google Drive'i kausta nimedes. Koos kaustade värvidega võivad need olla abiks neile, kes on väga visuaalsed.
- Kasutage ajutiste siltidena räsimärke . Google Drive'il pole õiget märgistamisfunktsiooni, nii et saate hashtagide abil ise luua. Kuigi ametlikult ei toeta, lisades #Oluline või #Finantseerida asjakohastele dokumentidele võimaldab teil kiire otsingu abil kõike ühes kohas näha.
- Kasutage nutikaid nimetamistavasid . Kui soovite, et failid ilmuksid alati kindlas järjekorras, kasutage 001 või sarnased nende nime alguses, et oleks lihtne korraldada. Samuti hoidke failinimed kindlasti piisavalt lühikesed, et neid oleks võimalik hallata, kuid ärge unustage lisada märksõnu, mis hõlbustavad nende otsimist.
Tõhus Google Drive'i organisatsioon on hädavajalik
Nüüd teate mõningaid parimaid viise, kuidas hoida kõike oma Google Drive'is kontrolli all. Failide hõlpsasti juurdepääsetavaks muutmine on ülioluline, eriti kui teil on sadu faile kümnete kaustade vahel laiali.
Google Drive'i haldamiseks peaksite teadma ka seda, kuidas tarkvaraga levinud probleeme lahendada.
Jaga Jaga Piiksuma E -post 10 levinumat Google Drive'i probleemi (ja kuidas neid lahendada)Kas teil on probleeme Google Drive'iga? Proovige neid nõuandeid, parandusi ja lahendusi Google Drive'i probleemide lahendamiseks.
Loe edasi Seotud teemad- Tootlikkus
- Failihaldus
- Organisatsiooni tarkvara
- Google Drive
Ben on MakeUseOfi toimetaja asetäitja ja alustamisjuht. Ta lahkus IT-tööst täiskohaga kirjutama 2016. aastal ega ole kunagi tagasi vaadanud. Ta on professionaalse kirjanikuna üle seitsme aasta kajastanud tehnilisi õpetusi, videomängude soovitusi ja palju muud.
Veel Ben StegneriltTelli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin